Tortuga reduz custos com sistema móvel de vendas

Projeto permite que os representantes da companhia, dispersos em todo o território nacional, insiram os pedidos dos clientes diretamente no sistema de gestão, por meio de smartphones.

Por Tatiana Americano, CIO Brasil
04 de agosto de 2009 - 15h04

Boa parte do faturamento de R$ 723,3 milhões (em 2008) da Tortuga – a maior empresa brasileira na área de suplementos alimentares para animal – deve-se ao trabalho de um grupo de aproximadamente 500 representantes de vendas da companhia. Espalhados em todo o território nacional, esses profissionais respondem pela coleta dos pedidos de clientes da companhia e que, na maior parte dos casos, são fazendas.

Até o último ano, a comunicação com essa equipe de campo significava uma barreira para a Tortuga. “Sempre que um representante precisava emitir um pedido tinha de ligar ou passar um fax para a área de vendas, a qual colocava os dados no sistema”, conta Valdemir Raymundo, gerente de TI da companhia. O processo, segundo ele, gerava custos, uma vez que várias pessoas tinham de ser mobilizadas, ao mesmo tempo em que acarretava em problemas para controlar o estoque. “Em média, demorava-se de três a quatro horas até que o pedido fosse contabilizado”, detalha Raymundo, ao afirmar que, com isso, a empresa não tinha como gerenciar o giro de produtos.

Com base nesse problema, em 2008, a equipe de TI da Tortuga recebeu o desafio de buscar uma solução que ajudasse a empresa a melhorar o processo para emissão de pedidos. “E após analisarmos as regras do negócio abrimos uma RFP (requisição de propostas)”, relata o gerente, ao informar que o projeto previa a contratação de um fornecedor que desenvolvesse um sistema para permitir o envio dos pedidos diretamente para o ERP (sistema de gestão empresarial) da companhia, por meio de smartphones (telefones celulares inteligentes).

“Um dos maiores desafios foi solucionar o problema de telecom, uma vez que em muitas localidades não chega o sinal de celular e isso inviabilizava a ideia de enviar os dados em tempo real”, afirma o executivo. Para solucionar essa questão, a equipe de TI da Tortuga implementou uma regra de negócio para que os pedidos em espera sejam enviados, automaticamente, sempre que o sinal da operadora é restabelecido.

Raymundo conta que passada a fase de testes do novo sistema – que aconteceu de janeiro a maio deste ano e da qual participaram 50 profissionais –, a empresa já começa a sentir os primeiros benefícios reais do projeto, que reduziu para apenas um minuto o tempo de inserção dos pedidos no ERP. “E ainda no primeiro semestre de 2010, queremos que todos os representantes já estejam utilizando a solução, que batizamos de PedMobile”, informa o executivo, que espera um ROI (retorno sobre investimento) no prazo de seis meses.

Desafio da TI

Quanto às preocupações específicas da equipe de TI, formada por 37 profissionais, além de participar ativamente no desenvolvimento do sistema, ela foi a responsável pelo treinamento dos usuários. O que, de acordo com o gerente, exigiu que o time desenvolvesse algumas competências novas, como a flexibilidade e a capacidade para ensinar os representantes.

Além disso, a Tortuga montou, dentro da área de tecnologia da informação, um service desk (uma central de serviços), hoje com dois profissionais dedicados, para atender aos usuários do PedMobile. “A resposta dos representantes tem nos surpreendido, pois tão logo eles entendem que o sistema veio facilitar seu trabalho, passam a usá-lo facilmente”, avalia Raymundo.

Animado com os resultados, o gerente informa que já prepara uma expansão do projeto. Até 2011, a companhia pretende integrar o PedMobile ao CRM (solução para gestão do relacionamento com clientes). Com isso, os representantes poderão colher informações dos usuários em campo e enviá-las diretamente para o sistema, por meio do smartphone.