Redução no volume de e-mails pode aumentar produtividade

Com a queda de 25% no tráfego de mensagens, o CIO da Cubist calcula que cada funcionário pode ganhar de 15 a 20 dias de trabalho por ano, graças ao aumento da produtividade

Por ComputerWorld/EUA
11 de agosto de 2009 - 07h35

O CIO da Cubist Pharmaceuticals – indústria norte-americana que atua com pesquisa, desenvolvimento e comercialização de medicamentos –, Tony Murabito, realiza todo ano uma pesquisa com os funcionários da companhia, com o intuito de identificar a experiência e as expectativas deles em relação aos sistemas de TI. As respostas, de forma geral, ficam focadas em problemas técnicos. Contudo, no último ano, Murabito surpreendeu-se com o número de comentários a respeito do e-mail.

Boa parte das reclamações estava relacionada ao excesso de mensagens que chegam diariamente para os profissionais e ao exagero de e-mails encaminhados a mais de uma pessoa. “Existe um consenso que as coisas estão fora de controle”, diz Murabito.

Assim, mesmo sabendo que os CIOs precisam entregar tecnologia para apoiar o negócio e não cortar as soluções já em uso, depois de ler os diversos depoimentos dos profissionais da Cubist, o líder de TI da empresa traçou um plano para reduzir em 25% o número de e-mails transacionados pela companhia, a partir do treinamento dos funcionários. Entre os tópicos, essa capacitação teve como intuito ensinar como as pessoas podem fazer um melhor uso das ferramentas básicas de comunicação.

“Este problema de e-mail não é algo restrito à Cubist", afirma Dianna Booher, CEO da consultoria em TI Booher Consultants e autora do livro A Voz da Autoridade. “Eu tenho ouvido muitas reclamações a respeito disso, mas não vejo quase ninguém fazer algo a respeito”, afirma a especialista, que prevê, no entanto, que essa situação tende a atrapalhar a produtividade das organizações. Um relatório da consultoria aponta que 58% dos profissionais gastam, em média, três horas do dia com e-mail. E boa parte desse tempo, segundo Dianna, deve-se a mensagens escritas com pouca informação ou que não têm nada a ver com os negócios.

No caso específico da Cubist, o CIO da companhia aponta que os profissionais lidam com um excesso de e-mails relacionados ao trabalho. E o executivo informa que os profissionais atribuem os problemas a mensagens confusas ou pouco produtivas, como o caso daquelas em que responde-se um e-mail a todos apenas para dizer algo como “obrigada”.

“Isso representa um tipo de spam interno”, considera Mike Song, autor do livro A Revolução do Hamster e CEO da Cohesive Knowledge Solutions – empresa que atua com oferta de soluções para melhorar a produtividade das ferramentas de correio eletrônico. Ainda de acordo com o executivo, os problemas enfrentados por boa parte das companhias têm relação direta com a falta de treinamento dos profissionais quanto ao uso do e-mail.

Retorno sobre investimento

No caso da Cubist, Murabito informa que a pesquisa realizada com os funcionários da companhia mostrou que ao cortar a comunicação por e-mail, o grupo conseguiria recuperar de 15 a 20 dias de trabalho de cada profissional, perdidos ao ano por problemas de produtividade. "Eu nunca tive um projeto antes que poderia ter esse tipo de ROI (retorno sobre investimento)”, destaca o CIO, ao afirmar que a única contrapartida para a empresa era injetar cerca de 50 mil dólares para o treinamento dos profissionais.

Além da produtividade, Murabito considera que a solução para o excesso de e-mails resolve outros problemas da área de TI. Entre eles, ele cita que o volume de mensagens eletrônicas estava afetando a performance dos sistemas da companhia e elevando o tempo de manutenção. Com base em todos esses problemas, o executivo montou um caso de negócio com o intuito de convencer os outros líderes da Cubist da importância do projeto. E a resposta inicial foi bastante positiva, conta Murabito.

Na prática, a iniciativa que já começou a ser implementada mescla ferramentas e dicas para ajudar os profissionais a serem mais produtivos na gestão e-mails e um treinamento, no qual os funcionários aprendem noções de comunicação e as melhores práticas no uso do correio eletrônico. O CIO criou ainda um grupo, formado por pessoas de vários departamentos e que criaram regras específicas.

O CIO conta que o projeto para melhorar o uso do e-mail ainda está em andamento. No entanto, ele mostra-se confiante de que a empresa vai atingir seu objetivo de reduzir em 25% o número de mensagens, até o final deste ano.