Empresa encerra contrato de outsourcing e economiza US$ 3,6 mi

Fabricante de roupas Kellwood decidiu encerrar um acordo de 13 anos por conta de uma pressão para consolidar os processos corporativos.

Por CIO/EUA
01 de março de 2010 - 12h58

Em geral, encerrar um contrato de muitos anos com um fornecedor de serviços terceirizados representa um risco para as corporações, tanto em relação à dificuldade que isso pode gerar como aos custos que resultam da ruptura do acordo. A fabricante norte-americana de roupas Kellwood, no entanto, fugiu à regra ao conseguir uma economia de 3,6 milhões de dólares – ou cerca de 17% dos gastos anuais de TI – com o fim de um acordo de outsourcing de 13 anos.

O contrato, datado de 1996, já tinha sido renegociado duas vezes, em 2002 e 2008. O mais recente previa o pagamento de 105 milhões de dólares para que o fornecedor gerenciasse toda a infraestrutura de TI da companhia e fornecesse algumas soluções em offshore, com o intuito de gerar uma economia de 2 milhões de dólares no primeiro ano e outros 9 milhões anuais em seguida.

A primeira pressão para que a empresa rompesse o contrato de terceirização partiu da área de operações da companhia. Em 2009, um ano depois da Kellwood ter sido adquirida pela Sun Capital Partners, a empresa deparou-se com uma série de dívidas e com a possibilidade de uma falência. A partir daí, o COO (Chief Operation Officer) estabeleceu que todas as áreas da companhia deveriam passar por um processo de consolidação. O que, para a área de TI representava um desafio, uma vez que o grupo convivia com nove diferentes sistemas, oriundos de uma série de aquisições de empresas.

Quando o COO analisou o departamento de TI, a CIO da Kellwood, Linda Kinder, conta que ficou reticente com a proposta de transferir toda a infraestrutura que estava terceirizada para dentro da companhia, realizando o processo de insourcing. A grande preocupação de Linda era em relação à possibilidade de afetar a qualidade dos serviços prestados pela área de tecnologia e atrasar o cronograma de projetos.

“Depois de 13 anos, o fornecedor de serviços terceirizados estava tão envolvido com o dia-a-dia de negócios da Kellwood que isso representava um risco para a companhia, o que em um momento difícil da economia, era uma preocupação”, afirma a CIO. No entanto, ela informa que sua equipe acreditava que a economia conseguida pelo outsourcing compensaria qualquer impacto negativo.

Com o intuito de chegar a uma conclusão mais precisa, Linda contratou um consultor externo, que gastou seis semanas avaliando todos os serviços de TI – no sentido de avaliar como eles estavam em relação ao mercado, quais as oportunidades de consolidação e se a organização estava pronta para mudar. O profissional, em conjunto com a equipe da CIO, ficou outros dois meses analisando dois potenciais cenários: renegociar o contrato com o fornecedor de outsourcing para adequá-lo ao plano de consolidação da Kellwood ou trazer para dentro da organização o controle da infraestrutura.

Uma das conclusões do estudo foi que enquanto o fornecedor poderia continuar a oferecer redução de custos no novo ambiente de TI, a possibilidade do insourcing não só simplificaria a administração dos serviços como forneceria muito mais flexibilidade do que a terceirização, o que também geraria economia, explica a CIO.

“O insourcing apresenta uma flexibilidade excelente, bem como nos permite controlar o que e como a TI está entregando os serviços aos usuários, com a possibilidade de fazer mudanças quando necessário, sem que isso represente uma quebra de contrato”, conta Linda.

O projeto foi implementado em quatro meses, de outubro de 2009 a janeiro deste ano. Nesse período, os principais membros da equipe de TI da Kellwood redesenharam a nova estrutura de tecnologia, a partir da padronização de processos, selecionando métricas de negócio e os níveis de serviço. Além disso, criaram uma estratégia de comunicação para fazer com que todas as pessoas envolvidas com o ambiente, inclusive as que trabalhavam no fornecedor terceirizado, se envolvesse no processo.

A última e a mais importante peça do projeto foi fazer com que as pessoas entendessem como o novo modelo de TI as afetaria pessoalmente.

Ao todo, 41 profissionais que atuavam no fornecedor de serviços terceirizados foram incorporados ao departamento de TI da Kellwood. Ao mesmo tempo, uma dúzia de cargos que existiam no modelo anterior foram eliminados, por conta dos novos requerimentos do modelo. A CIO ainda transferiu algumas das aplicações desenvolvidas e mantidas em offshore para um novo provedor, baseado nos Estados Unidos.